Auftragsabwicklung

Offerte und Auftrag

Erfasste Offerten lassen sich aktiv bearbeiten. Das heisst, über Wiedervorlagedaten wissen Sie jederzeit, welche Offerten anstehen. Mit der Zuordnung der Aufträge haben Sie jederzeit den Überblick über den Erfolg Ihrer Offertarbeit.
Aufträge können Sie nach Normalauftrag und sog. Rahmenaufträgen mit Lieferabrufen unterscheiden. Für jede Auftragsposition prüft COPAL die Materialverfügbarkeit und Arbeitsplatzbelastung.
Ihren Kunden können Sie damit jederzeit verlässliche Termine zusagen.
Auf verschiedene Marktanforderungen abgestimmte Preislistenfunktionen unterstützen den Vertrieb bei der raschen Abwicklung der Aufträge und der richtigen Preisfindung.

  • Offerte, Übernahme von Offerte in Auftrag
  • Offerten kopieren
  • Offertenverfolgung (Auftrag erfolgt / nicht erfolgt etc.)
  • Unterscheidung Liefer- und Rechnungsadresse
  • Freitexte pro Position
  • Zwischentotale
  • Rabatte / Zuschläge
  • Fremdwährungen
  • Referenzierung auf Artikelnummer und Artikelbezeichnung
  • des Kunden

Rahmenvertrag - Lieferabrufe

Die Rahmenauftragsverwaltung mit ihren Lieferabrufen nimmt in der Auftragsabwicklung zunehmend eine zentrale Rolle ein. Die einfache Auftragsabwicklung kann mit den oft ändernden Auftragspositionen nur schlecht umgehen.
COPAL setzt hier neue Massstäbe: In einem Lieferplan erfasste Abrufpositionen lassen sich bis kurz vor Auslieferung jederzeit Termin und Menge ändern.
COPAL übernimmt die Aufgabe, die Veränderungen in den Verfügbarkeiten jederzeit zu überprüfen.
Mit speziellen Funktionen lassen sich einzelne Abrufe “einfrieren“.
Individuelle Auswertungen und Darstellungen erleichtern die Kommunikation mit dem Kunden.

  • Laufende Überwachung der Vertragsmenge (Gesamtmenge, disponierte, gelieferte und offene Menge)
  • freie Einteilung der Lieferabrufe
  • Unterscheidung der Lieferabrufe nach “geplanten“ und "definitiven" Abrufen

Lieferung und Fakturierung

Einfach und rasch Rechnungen für erbrachte Lieferungen und Leistungen zu erstellen, ist die Aufgabe dieses Moduls.
Sofortrechnungen erleichtern die schnelle Erledigung eines Kleinauftrages ohne vorgängiger Auftragserfassung. Das Zusammenfassen mehrerer Lieferungen aus verschiedenen Aufträgen zu einer Sammelfaktura erleichtert den Fakturierungsvorgang. COPAL überwacht selbständig die offenen, noch nicht fakturierten Lieferungen. Sie haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand der Aufträge und Lieferungen.
Durch einfaches markieren werden Rechnungen zur Übernahme in die Debitorenbuchhaltung bereitgestellt.
Einmal erfasste Rechnungen müssen nicht wiederholt in unterschiedlichen Buchungsvorgängen erfasst werden.

  • Erstellung von Rechnungen auch ohne Auftrag (Sofortfaktura)
  • Sammelrechnungen über mehrere Aufträge und/oder Lieferscheine
  • Teilrechnungen mit Überwachung der offenen Positionen
  • Erfassen von Zusatzpositionen zu einer Rechnung
  • freies zuordnen von Transport- u. Verpackungskosten
  • Zeilenrabatte /-zuschläge
  • laufende Überwachung der nicht verrechneten Lieferungen
  • Erstellung von Proformarechnungen
  • Erfassung Bruttogewicht und Zolltarifnummer